Introducción

De conformidad con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, Rufepa establece las bases para gestionar el Canal de comunicación Interno mediante las presentes normas de uso que se desarrollan a continuación

 

1. Objeto del documento.

El presente documento tiene por objeto regular y dotar de contenido el Canal de comunicación de la Organización, estableciendo el procedimiento de comunicación de cualquier comportamiento irregular, ilícito o delictivo por acción u omisión producido en el seno de la Organización, así como prever y proteger los derechos y garantías de todos los sujetos intervinientes en el proceso de comunicación y posterior investigación.

El Canal de comunicación es el instrumento habilitado por Rufepa para que los diferentes grupos de interés puedan dar cumplimiento a la obligación de informar de conformidad con las Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

 

2. Alcance.

El presente documento resulta de aplicación en Rufepa

El documento result

Este canal resulta de aplicación a los siguientes colectivos de personas:

• Trabajadores
• Usuarios
• Proveedores
• Colaboradores
• Candidatos, voluntarios, becarios que formen parte de procesos selectivos o presten sus servicios en Rufepa
• Miembros del Consejo General de Rufepa
• Otros que tengan relación directa con Rufepa

Puede comunicar comportamientos producidos en la Organización que puedan ser constitutivos de ilícito penal (delito) o de una infracción administrativa grave o muy grave, como, por ejemplo:

• Acoso laboral
• Infracciones a la seguridad y salud en el trabajo
• Infracciones a cotizaciones en la seguridad social
• Existencia de un falso autónomo
• Medidas de represalia
• Etc.

No es el canal adecuado para, por ejemplo:

• Quejas y sugerencias, referentes a la calidad de los servicios o a cualquier otro asunto competencia de Rufepa
• Solicitudes de información
• Reclamaciones de ámbito civil, patrimonial, de convenio colectivo, de contratos del Sector Público, ...
• Reclamaciones de derechos laborales, de protección de datos, mercantiles.
• Etc.

 

3. Gestión del canal de comunicaciones.

La gestión del Canal de comunicaciones corresponde al responsable del sistema interno, designado por Rufepa, el cual procederá al estudio y/o tramitación de esta, de conformidad con lo establecido en el presente documento, así como en los protocolos de las Administraciones participantes en la empresa y procedimiento de averiguación de hechos.

 

4. Garantía de protección al informante de buena fe.

El informante usuario del canal podrá ser cualesquiera de los distintos grupos de interés de la Organización (trabajadores, usuarios, proveedores, …).

La Organización no tolerará ninguna forma de represalia dirigida contra quien comunique algún hecho que pueda constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea o acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa.

De este modo, las personas que comuniquen hechos de la naturaleza indicada, siempre que actúen de buena fe, no podrán ser sancionados disciplinariamente, despedidos o apartados de su función, ni podrán sufrir perjuicio o represalia alguna por parte de la Organización como consecuencia de la interposición de una comunicación.

Cualquier medida o acción desplegada contra una persona informante de buena fe y, en particular, ante situaciones de amenaza, discriminación o acoso, por el hecho de interponer una comunicación, será investigada con la mayor prioridad y sancionada oportunamente. Cuando dichas medidas revistan carácter delictivo, la Organización ofrecerá la asistencia al informante en el ejercicio de sus derechos.

 

5. Comunicación de mala fe.

Si, como consecuencia de la investigación del hecho comunicado por alguna persona incluida en el ámbito de aplicación del presente documento, el instructor del expediente concluye que los hechos comunicados son falsos o que se actúa por el informante con mala fe o infringiendo de manera flagrante las normas de utilización del canal de comunicación, la Organización podrá adoptar las medidas legales y disciplinarias que entienda oportunas.

Se procederá a la inadmisión de las comunicaciones, por los siguientes motivos:

• Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
• Cuando los hechos informados no sean objeto del procedimiento del sistema interno de información, en los términos indicados anteriormente en el punto 2.
• Cuando la comunicación no reúna los requisitos mínimos exigidos conforme al artículo 6 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción
• Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito.
• Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto.
• Cuando en la comunicación de los hechos descritos estos no sean competencia de Rufepa, según sus Estatutos, ni estén amparados por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción

 

6. Confidencialidad y protección de datos.

La Organización se compromete a garantizar la confidencialidad de los datos facilitados por el usuario del canal, tanto los propios del informante como de la persona afectada.

En relación con la protección de datos, de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos:

• Los Miembros de la Organización deberán ser informados acerca de la existencia de este sistema.
• El tratamiento de los datos personales se basará en una obligación legal del responsable conforme al art. 6.1 c) del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) en relación con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
• El acceso a los datos personales contenidos en el Sistema interno de información quedará limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a:
  1. El responsable del Sistema y a quien lo gestione directamente.
  2. El responsable de recursos humanos o el órgano competente debidamente designado, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador. En el caso de los empleados públicos, el órgano competente para la tramitación del mismo.
  3. El responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
  4. Los encargados del tratamiento que eventualmente se designen.
  5. El delegado de protección de datos.
      
• Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.
• La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
• Deberán adoptarse las medidas necesarias para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas por la información suministrada, especialmente la de la persona que hubiera puesto los hechos en conocimiento de la entidad, en caso de que se hubiera identificado.
• Los datos de quien formule la comunicación y de los empleados y terceros deberán conservarse en el sistema de comunicaciones únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos comunicados. En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de comunicaciones, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica de protección de datos.
  
  Transcurrido el plazo mencionado en el párrafo anterior, los datos podrán seguir siendo tratados, por el órgano al que corresponda la investigación de los hechos comunicados, no conservándose en el propio sistema de información de comunicaciones internas.

Se ofrecerá información detallada a los usuarios a través de la Política de Uso y Privacidad del Canal de comunicaciones.

 

7. Derechos del afectado.

Podrá ser parte comunicada de manera general cualquier persona interna de la Organización (trabajador, usuario, becario o colaborador) y/o externa a la Organización (proveedor, cliente, colaborador u otro), lo que se deberá precisar por el informante.

Las actuaciones frente a las personas afectadas tendrán en cuenta siempre:

• Se le debe informar de las acciones u omisiones que se le atribuyen de manera sucinta, nunca de la identidad del informante
• Tiene derecho a ser oída en cualquier momento
• Dicha comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.
• Dispondrá de la garantía de confidencialidad de sus datos
• Se aplicará el principio de Presunción de inocencia
• Se respetará su derecho al honor
• Se le facilitará Información sobre su derecho a presentar alegaciones y a aportar aquellos medios de prueba que considere adecuados y pertinentes.
• Se le informará sobre el tratamiento de sus datos personales
• Tendrá derecho acceso al expediente sin revelar información que pudiera identificar a la persona informante, pudiendo ser oída en cualquier momento.
• Se le informará sobre las conclusiones de la investigación

 

8. Comunicación de irregularidades, ilícitos o conductas delictivas.

A través del Canal de comunicaciones se puede comunicar irregularidades o ilícitos. Todo ello a través del acceso incorporado en la página web de la Organización, en el apartado "Canal de comunicaciones".

A estos efectos, los usuarios del canal podrán comunicar cualquier irregularidad, incumplimiento o infracción de las normas referenciadas o la comisión de hechos de naturaleza delictiva.

Toda comunicación interna deberá contener, como mínimo:

1. Datos identificativos de la persona que comunica en los términos indicados anteriormente, salvo que opte por formular la comunicación de modo anónima.
2. Si procede, datos de contacto del informante: teléfono y correo electrónico de contacto.
3. Relación de la persona que realiza la comunicación con la Organización y, en su caso, centro o entidad concreto.
4. Identificación del Centro o entidad vinculada, y municipio o ciudad en la que se encuentra, relacionado con los hechos.
5. Contenido de la comunicación: fecha, objeto o categoría, descripción de los hechos e identificación en su caso de posibles testigos y/o documentos adjuntos

La comunicación anónima, así como la falta de identificación de parte informante, podrá dificultar la instrucción de un expediente.

Las comunicaciones formuladas a través del canal deberán formularse en lengua oficial, siendo exigible la aceptación de las condiciones de uso del canal

Con la presentación de la comunicación se remitirá un correo a través del que se informará al informante del acuse de recibo de la comunicación efectuada de los aspectos más destacables del régimen aplicable, tales como la confidencialidad de la información, tratamiento de datos. Los derechos que le asisten como informante y las consecuencias de formular una comunicación falsa.

Si la comunicación no se ajustara a las normas contenidas en el presente documento, el responsable del sistema o el Órgano de Cumplimiento Normativo podrá acordar el archivo de esta.

Tramitada la comunicación, se procederá a la incoación del expediente de averiguación de hechos por parte del responsable del canal o del Órgano de Cumplimiento Normativo, siguiendo los cauces marcados en el protocolo de funcionamiento del Órgano de Cumplimiento Normativo y procedimiento de averiguación de hechos.

Rufepa establece como canal seguro el canal de comunicaciones interno proporcionado a través de la web rufepa.com sin embargo el informante podrá dirigirse igualmente para informar, a través de:

• Correo Postal: dirigiendo su escrito informativo a Camino de la Almazara, s/n Apdo. correos n° 7 - 03190 Pilar de la Horadada - Alicante - España
• De forma telefónica: en el numero 965352626 solicitando hablar con el responsable del canal de comunicaciones
• De forma presencial: A petición del informante y previa solicitud de cita previa con el responsable del canal de comunicaciones

Las comunicaciones verbales serán documentadas

El informante podrá igualmente dirigirse a los canales externos de comunicaciones que dispondrán tanto la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. como las comunidades autónomas

 

9. Mecanismos de comunicación.

El responsable del sistema o la persona instructora del expediente de averiguación de hechos realizará las notificaciones a través de los medios informados por la persona informante. En el caso de otras comunicaciones realizadas por el instructor durante el curso de la investigación, se utilizará cualquier mecanismo admitido en derecho que permitan su evidencia documental.

En el supuesto de que los hechos informados pudieran ser indiciariamente constitutivos de ilícito penal, se remitirá la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato. Si los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.

 

10. Registro de las comunicaciones realizadas a través del canal de comunicaciones internas.

Las comunicaciones recibidas a través del canal de comunicaciones serán registradas en la forma detallada en el anexo I de este documento.

 

11. Aceptación de las normas de funcionamiento del canal de cumplimiento ético.

El acceso y/o utilización del Canal de comunicaciones supone la aceptación íntegra y sin reservas de las normas de funcionamiento contenidas en el presente documento, esto es, que el usuario o informante ha leído, comprendido y consiente.

De forma resumida el procedimiento será el siguiente:

• Identificación del canal o canales internos
• Información clara y accesible sobre canales externos ante autoridades competentes
• Envío de acuse de recibo de la comunicación del informante en el plazo de 7 días
• Determinación del plazo de respuesta nunca superior a 3 meses a contar desde la recepción de la comunicación inicial. Si la petición es extraordinariamente compleja se podrá ampliar otros 3 meses
• Previsión de mantener comunicación con el informante y si se considera necesario solicitarle información adicional
• Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída en cualquier momento.
• Garantía de la confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de comunicaciones que no sean los establecidos o a miembros del personal no responsable de su tratamiento, al que se habrá formado en esta materia y advertido de la tipificación como infracción muy grave de su quebranto y, asimismo, el establecimiento de la obligación del receptor de la comunicación de remitirla inmediatamente al responsable del Sistema.
• Respeto de la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas
• Respeto a la protección de datos personales
• Remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.

 

12. Mejora del sistema de gestión del canal de comunicaciones.

La información registrada a través del Canal será analizada y valorada, con los límites señalados en el apartado precedente, por el responsable del sistema o el Órgano de Cumplimiento Normativo, con el objeto de mejorar el Sistema de Gestión del canal de comunicaciones y las medidas para prevenir y detectar infracciones de las normas de aplicación.

 

13. Aprobación y modificación.

El presente documento ha sido aprobado por el Consejo General de Rufepa con fecha 19 de mayo de 2023,

El documento podrá ser modificado, con la aprobación Consejo General de Rufepa, a instancias del responsable del sistema o Órgano de Cumplimiento Normativo o Comité Ejecutivo, en base a futuros desarrollos normativos y reglamentarios.

 

 

INFORMACIÓN AMPLIADA SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS

Reglamento (UE) 2016/679 del 27 de abril 2016) (LOPD-GDD 3/2018 de 5 de diciembre

ACTIVIDAD DE TRATAMIENTO CANAL DE COMUNICACIÓN

 

¿Quién es el responsable del tratamiento de sus datos personales?

Razón Social: Rufepa Tecnoagro, S.L.
CIF: B53260279
Dirección Postal: Camino de la Almazara, s/n Apdo. correos n° 7 - 03190 Pilar de la Horadada - Alicante
Teléfono: 965352626
Email de contacto: info@rufepa.com
Contacto con nuestro delegado de protección de datos o DPO: info@rufepa.com

 

¿Con qué finalidad trataremos sus datos personales?

Sus datos personales serán utilizados con la finalidad de gestionar el canal de comunicaciones internas que es un canal de comunicación para que los empleados, proveedores, clientes u otros grupos tales como becarios, voluntarios, candidatos, accionistas, etc. puedan poner en conocimiento de la misma, conductas que por acción u omisión que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión.

 

¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos personales?

La base legal para el tratamiento de sus datos personales es por cumplimiento de una obligación legal conforme al Art. 6.1.c) del RGPD en relación con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, al Art. 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre y 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo y 10 y 13 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

 

¿Por cuánto tiempo conservaremos sus datos personales?

Sus datos personales serán conservados por un máximo de 3 meses de conformidad con el art. 32.4 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, suprimiéndolos o en su caso procediendo a su total anonimización en caso de conservación para evidenciar el funcionamiento del sistema.

 

¿Hay obligación de facilitar esos datos personales?

Los datos personales solicitados/facilitados se consideran necesarios para el desarrollo de las investigaciones posteriores que requieran contacto con el comunicante.

 

¿Cuáles son las consecuencias de no hacerlo?

Carecer de datos de contacto dificulta el proceso de investigación en caso de que sea necesaria más información facilitada por el comunicante anónimo

 

¿Cederemos sus datos personales?

Tal como especifica la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, su identidad será en todo caso reservada, que no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros.

Será lícita su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.

 

¿Qué derechos tiene cuando nos facilita sus datos personales?

Derecho de Acceso: Usted tiene derecho a saber si se están tratando sus datos y a recibir esa información por escrito a través del medio solicitado.

Derecho de Rectificación: Usted tiene derecho a solicitar la rectificación de sus datos si estos fuesen inexactos o incompletos.

Usted tiene derecho a solicitar la supresión de sus datos, sin embargo, deberá tener en cuenta que el derecho de supresión queda limitado cuando exista obligación legal de retención o bloqueo de sus datos. No procede el derecho de bloqueo contemplado en el art. 32 de la LOPGDD 3/2018, de 5 de diciembre, según se especifica en el art 32.4 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

En determinadas circunstancias, los interesados podrán solicitar la limitación del tratamiento de sus datos, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones, la protección de terceros o por razones de interés público importante.

En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, Usted podrá oponerse al tratamiento de sus datos. El responsable dejará de tratar los datos, salvo por motivos legítimos imperiosos, o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones. No procede el derecho de oposición a los afectados de los hechos u omisiones informadas según el art. 31.4 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero

Cuando el tratamiento de sus datos esté basado en el consentimiento o sea necesario para la ejecución de un contrato o precontrato y se efectúe por medios automatizados, Usted tendrá derecho a la portabilidad de sus datos, es decir, a que se le entreguen en formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, incluso a remitírselos a un nuevo responsable.

Cualquier interesado podrá presentar una reclamación ante la Autoridad de Control competente en materia de Protección de Datos, especialmente cuando no haya obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos y la forma de ponerse en contacto con ella sería dirigir un escrito a Agencia Española de Protección de Datos Personales en C/Jorge Juan n.º 6, 28001 Madrid o a través de su sede electrónica en www.agpd.es

Los modelos para la solicitud del ejercicio de sus derechos se encuentran en el apartado de Políticas de Privacidad / derechos de nuestro sitio web, también podrá solicitárnoslos por escrito a la dirección del responsable e incluso podrá obtenerlos en la sede electrónica de la Autoridad de control en www.agpd.es y deberán ser remitidos a la dirección postal o electrónica del responsable.